Kontrola z urzędu skarbowego – jak się przygotować i jakie masz prawa?

Pismo z urzędu skarbowego potrafi zepsuć humor nawet najbardziej skrupulatnemu przedsiębiorcy. Czy to już kontrola? Co trzeba przygotować? Czy można coś jeszcze poprawić? Dobra wiadomość jest taka, że większość kontaktów z urzędem kończy się na wyjaśnieniach, a firma, która ma porządek w dokumentach, nie ma się czego obawiać. Wyjaśniamy, jakie formy weryfikacji stosuje fiskus, jakie prawa przysługują przedsiębiorcy i jak przygotować się na wizytę urzędników.

Czynności sprawdzające, kontrola podatkowa, kontrola celno-skarbowa

Nie każde pismo z urzędu oznacza kontrolę. Warto rozróżnić trzy podstawowe formy weryfikacji:

Czynności sprawdzające

To najczęstsza i najmniej uciążliwa forma. Urząd sprawdza poprawność formalną deklaracji, prosi o wyjaśnienia, dokumenty lub potwierdza dane u kontrahentów. Odbywa się to zwykle korespondencyjnie: przedsiębiorca dostaje wezwanie i odpowiada na nie pisemnie w wyznaczonym terminie.

Kontrola podatkowa

To bardziej sformalizowana procedura, prowadzona przez urzędników w siedzibie firmy, w miejscu przechowywania dokumentów lub w urzędzie. Obejmuje sprawdzenie rozliczeń konkretnego podatku za określony okres. Co do zasady poprzedza ją zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, choć przepisy przewidują wyjątki.

Kontrola celno-skarbowa

Prowadzą ją urzędy celno-skarbowe, najczęściej w sprawach większej wagi lub przy podejrzeniu poważnych nieprawidłowości. Ma szersze uprawnienia i inne zasady niż kontrola podatkowa.

Zawiadomienie o zamiarze kontroli

W przypadku kontroli podatkowej przedsiębiorca zazwyczaj otrzymuje zawiadomienie o zamiarze jej wszczęcia. Kontrola może się rozpocząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. To czas, który warto dobrze wykorzystać.

Okres między zawiadomieniem a wszczęciem kontroli daje też ważną możliwość: można złożyć korektę deklaracji. Korekta złożona w tym czasie zachowuje skutki prawne, a przedsiębiorca może uniknąć odpowiedzialności karnej skarbowej, zapłaciwszy zaległość z odsetkami.

Prawa przedsiębiorcy w trakcie kontroli

Kontrolowany przedsiębiorca nie jest bezbronny. Do najważniejszych uprawnień należą:

• prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych osobiście lub przez pełnomocnika,
• prawo do wskazania osoby, która będzie go reprezentować, np. księgowej lub doradcy podatkowego,
• prawo do zapoznania się z aktami i składania wyjaśnień oraz dowodów,
• prawo do zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu kontroli w wyznaczonym terminie,
• ograniczenia czasu trwania kontroli, zależne od wielkości przedsiębiorstwa.

Co do zasady w danym czasie może trwać tylko jedna kontrola działalności przedsiębiorcy, choć i od tej zasady są wyjątki.

Jak przygotować się do kontroli?

1. Zbierz dokumenty z kontrolowanego okresu: faktury, wyciągi bankowe, umowy, ewidencje, deklaracje, korespondencję z urzędem.
2. Przejrzyj rozliczenia wspólnie z księgową. Sprawdź, czy nie ma oczywistych błędów, które można skorygować przed wszczęciem kontroli.
3. Przygotuj wyjaśnienia do nietypowych transakcji: dużych wydatków, zakupów u nowych kontrahentów, korekt, rozliczeń z podmiotami powiązanymi.
4. Zapewnij miejsce do pracy dla kontrolujących, jeśli kontrola ma się odbywać w siedzibie firmy.
5. Wyznacz osobę kontaktową, która będzie odpowiadać na pytania i udostępniać dokumenty.

Jak zachowywać się podczas kontroli?

Kontrolujący wykonują swoje obowiązki, a współpraca leży w interesie obu stron. Warto zachować spokój, odpowiadać rzeczowo i nie składać pochopnych wyjaśnień. Jeśli nie znasz odpowiedzi na pytanie, lepiej powiedzieć, że uzupełnisz informację po sprawdzeniu dokumentów, niż zgadywać. Każde przekazanie dokumentów dobrze jest odnotować, a kopie wyjaśnień przechowywać.

Protokół i co dalej

Kontrolę podatkową kończy protokół, w którym urzędnicy opisują ustalenia. Przedsiębiorca ma prawo w terminie 14 dni złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia i przedstawić dowody na ich poparcie. Jeśli kontrola wykazała nieprawidłowości, można w odpowiednim terminie złożyć korektę deklaracji, uwzględniającą ustalenia. W przeciwnym razie urząd może wszcząć postępowanie podatkowe zakończone decyzją, od której przysługuje odwołanie.

Ile lat trzeba przechowywać dokumenty?

Dokumenty księgowe i podatkowe trzeba przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co do zasady jest to 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że dokumenty za dany rok trzeba trzymać przez około sześć lat. Dokumentację pracowniczą przechowuje się dłużej, zgodnie z przepisami prawa pracy.

Najlepsza ochrona: porządek na co dzień

Przedsiębiorca, który ma uporządkowane dokumenty, terminowo składane deklaracje i rzetelnie prowadzone księgi, przechodzi kontrolę zdecydowanie spokojniej. Ogromne znaczenie ma też współpraca z doświadczoną księgową, która zna historię firmy, potrafi wyjaśnić wątpliwe transakcje i może reprezentować klienta przed urzędem. Właściciele firm z Radomia i okolic szczegóły oferty tego rodzaju wsparcia znajdą na stronie primus.radom.pl. Biuro Rachunkowe PRIMUS działa od 2005 roku, a jego właścicielka ma doświadczenie w księgowości od 1993 roku.

Podsumowanie

Nie każde pismo z urzędu oznacza kontrolę, a nawet kontrola nie musi kończyć się sankcjami. Kluczowe jest rozróżnienie form weryfikacji, wykorzystanie czasu między zawiadomieniem a wszczęciem kontroli na ewentualną korektę oraz znajomość swoich praw. Najlepszym zabezpieczeniem pozostają jednak porządek w dokumentach i rzetelna księgowość przez cały rok.